Pour utiliser une automatisation, nous utiliserons Automations. J'ai déjà préparé une démonstration pour vous expliquer. Cette automatisation vérifie si un formulaire est soumis, puis elle inspecte les Records pour vérifier l'existence d'un enregistrement. Si l'enregistrement n'existe pas, elle le crée et met à jour l'enregistrement pour établir un lien. Cela peut sembler complexe, mais vous verrez, c'est assez simple à comprendre.
Je vais supprimer l'automatisation existante pour que nous puissions recommencer depuis le début. Il nous faut un déclencheur, qui dans ce cas est simple : Quand un formulaire est soumis. Le formulaire en question fait partie des questions, en particulier, le formulaire de nouvelles questions.
Afin que cela fonctionne, il faut qu'il y ait déjà des données dans cette table. Pour cela, nous allons remplir un formulaire avec une question et le soumettre. Dès que c'est fait, nous avons une nouvelle donnée, un nouvel enregistrement qui nous servira pour notre automatisation.
Maintenant, je vais sélectionner l'enregistrement que je viens de créer. Le but ici est de vérifier si tout fonctionne correctement et si nous avons un record avec différentes valeurs. Ces valeurs proviennent du formulaire que nous venons de remplir.
Les étapes qui suivent le déclencheur sont les actions. La première action consiste à vérifier si l'email existe déjà dans la table des personnes. Si c'est le cas, nous créons une nouvelle personne avec les informations fournies par le formulaire.
Si le record n'existe pas, nous ajoutons un nouveau record aux personnes. Nous entrons donc une nouvelle personne dans la table des personnes.
Maintenant que cette nouvelle personne est créée, je vais ajouter une autre action. L'objectif est que ma question, celle qui a également été soumise ici, soit bien liée à la personne qui l'a posée. Pour cela, je vais mettre à jour l'enregistrement de la question. Ce que je veux mettre à jour, c'est le lien vers l'autre record, en l'occurrence, la personne.
Enfin, je mets en route mon automatisation. La prochaine fois que je remplirai ce formulaire, si personne n'a son adresse mail dans la table des personnes, nous ajouterons une personne.
Pour tester, je reprends mon formulaire, je le remplis et je l'envoie. À ce moment, une nouvelle ligne est créée dans les vues, avec le sujet, la question, et surtout, avec une nouvelle personne qui a été créée.
Il est clair que ce processus peut être amélioré et aller plus loin. Par exemple, on pourrait vérifier si le nom de famille et le prénom correspondent également, ou bien gérer le cas où l'adresse mail existe déjà. Dans l'état actuel de mon automatisation, toutes les étapes qui viennent ici sont basées sur le fait que Length records soit à zéro. Si un record existe déjà, nous ne devrions pas créer une nouvelle personne, mais simplement mettre à jour le record existant.